Evenement afgelast… en nu? | Organiseer een online event

Van offline naar online. Netwerken, beurzen, borrels, klantdagen… alles verplaatst zich. Bij ZoomWorks hebben we inmiddels al een aantal succesvolle online evenementen mogen realiseren. 

Aan de hand van dit blog vertellen we je graag meer over onze ervaringen met de wereld van online events en geven je een aantal tips.

The show must go online

COVID-19 heeft de wereld op z’n kop gezet. Beurzen en evenementen zijn massaal afgelast en we hebben ons vertrouwde kantoor deels omgeruild voor het thuiswerken. Veel interactie vindt plaats via platforms zoals Zoom, Microsoft teams, Skype, Facetime… we videobellen inmiddels heel wat af. Niet alleen dat, ook beurzen en evenementen vinden inmiddels hun online plekje. Want: the show must go on… line. En dat hebben we bij ZoomWorks duidelijk gezien in onze aanvragen. Wat we vooral gemerkt hebben is dat je offline en online events niet met elkaar moet vergelijken. Het blijft een andere ervaring, maar het ene is zeker niet beter of slechter dan de ander. Maar ze hebben wél dezelfde uitgangspunten.

Apparaten - Online Events - BLOG - ZoomWorks - GIF - Wit

Back to basics

De sleutel tot een succesvol online event? Ga terug naar de kern van jouw evenement. Waar draaide jouw offline event om? Waarom kwamen bezoekers naar jouw evenement? Kwamen ze om te netwerken, om geïnformeerd te worden over de nieuwste producten, ontwikkelingen, startups… of draaide het vooral om plezier en gezelligheid? Door hier een helder antwoord op te geven weet je wat de basis voor jouw online event moet worden waar je de rest van de ervaring omheen kunt bouwen. Zodat het authentiek, vertrouwd en toegankelijk voelt en je jouw bezoekers de juiste ervaring geeft. Mensen hebben er immers een neus voor wanneer iets niet klopt.

Zoek de verbinding op online

Dat een offline evenement niet door kan gaan betekent niet dat alles afgelast moet worden. Wij helpen je graag bij het ombuigen van jouw offline evenement naar een online event. Inmiddels hebben we hier flink ervaring in opgedaan en weten we dat het niet alleen een gave uitdaging is, maar ook hartstikke leuk is om mee te maken. Mogen wij jou ook blij maken?

Zweren bij persoonlijk communiceren

Ieder mens wil zich gehoord en gezien voelen. En ergens bij betrokken worden. Als jij jouw online event een succes wilt maken dan zal je in moeten spelen op deze behoeften. Niet alleen tijdens het online event, maar ook ervoor en erna. Want hoe ga je bezoekers aantrekken voor jouw evenement? Welke kanalen ga je inzetten, hoe creëer je interesse, hoe maak je mensen enthousiast, en hoe zorg je dat mensen zich aanmelden voor jouw online event? Door middel van persoonlijke communicatie. Gepersonaliseerde mails, gepersonaliseerde video,  laagdrempelige aanmeldingsprocedures, leuke persoonlijke goodie pakketten… Zodat jouw doelgroep zich ook op afstand gehoord en gezien voelt.

Bied tijdens jouw online event ook genoeg persoonlijke contactmogelijkheden aan. Is netwerken normaal erg belangrijk bij de offline variant? Laat een netwerkfunctie bouwen waardoor jouw bezoekers kunnen videobellen met andere bezoekers, in chats worden geplaatst met deelnemers met dezelfde interesses, of casual samen kunnen nabespreken met een lekkere kop koffie. Die jij van te voren naar hen op hebt gestuurd natuurlijk. Denk ook aan polls om bezoekers te vragen naar hun mening, mensen laten inbellen in de live-uitzending om vragen te stellen, chatfuncties… er zijn mogelijkheden genoeg! Door vol in te zetten op betrokkenheid wordt jouw online event een beleving.

Gepersonaliseerde - Online Events - BLOG - ZoomWorks - GIF - Wit

Online events. Een blijvertje of niet?

Aan alle kanten roepen mensen dat online activiteiten ook na COVID-19 een blijvertje zijn. Maar er is ook een groep dat zo snel mogelijk terug wil naar fysieke activiteiten. Wij van ZoomWorks zijn van mening dat online en offline events prima naast elkaar kunnen bestaan. En blijven bestaan. De kracht van offline events zit hem voornamelijk in het fysieke en de beleving. Je kunt dingen aanraken, de sfeer proeven, ronddwalen en mensen face-to-face spreken, waarbij ook het non-verbale te zien is.

De kracht van online events zit hem juist in de toegankelijkheid en het visuele. Je kunt namelijk een heel groot publiek bereiken. Mensen hoeven geen hele dagen meer vrij te maken, af te haken omdat het te ver is, etc. Daarnaast ben je ook duurzaam bezig, want jouw gasten kunnen het evenement gewoon vanuit hun luie stoel volgen en hoeven dus niet op pad met de auto, motor, trein, etc. Daarnaast gaat een online event vaak gepaard met minder kosten in vergelijking met een offline event.

It's all in the details

De grootste valkuil bij een online event? Bespaar niet op de audiovisuele aspecten en onderdelen. De focus van jouw bezoekers ligt namelijk volledig op hun beeldscherm. Dáár gebeurt het allemaal. Met goede audio, indrukwekkende videobeelden en heldere, creatieve animaties zorg je er voor dat jouw online event een topbeleving wordt! Bij ZoomWorks beschikken we over een professionele studio waar wij de volledige controle hebben over licht, geluid, beeld en omgeving. Zo creëren we een ideale setting om een online event te organiseren.

Video klapbord - Online Events - BLOG - ZoomWorks - GIF - Wit
‘Organiseer jouw evenement online.’
Met onze hulp en ervaring. Zodat jouw event een daverend succes wordt. Meer weten? Neem contact met ons op.
Thomas Tank
Mede-eigenaar en o.a. verantwoordelijk voor new business.